Assistant(e) administratif(ve) H/F à Narbonne

Au sein de notre clinique vétérinaire, vous occupez un rôle central dans l’organisation administrative et le fonctionnement quotidien de la structure.

En lien direct avec les trois associés, les vétérinaires, les ASV et les différents interlocuteurs du Groupe Mon Véto, vous assurez la coordination administrative, la gestion des plannings et l’accompagnement de l’équipe.

Vous êtes un véritable relais entre les équipes terrain, les responsables de la clinique et les fonctions supports du Groupe.

Vous disposez d’une autonomie complète dans vos missions, tout en travaillant en concertation avec les associés et les interlocuteurs concernés.

Gestion et coordination des plannings

• Élaborer les plannings ASV en concertation avec les managers ASV.
• Organiser le postage des ASV polyvalentes et des ASV Back Office.
• Assurer le suivi des plannings des ASV Front Office.
• Participer à la construction des plannings vétérinaires en concertation avec les vétérinaires salariés, puis les soumettre à la validation des trois associés.
• Anticiper les besoins en remplacement, notamment en cas d’arrêt maladie ou d’absence.
• Veiller à ce que les plannings ASV et vétérinaires soient communiqués aux équipes au minimum trois mois à l’avance.

Encadrement hiérarchique et accompagnement des ASV

• Exercer un lien hiérarchique direct avec les managers ASV.
• Accompagner Manon dans la gestion quotidienne des ASV.
• Préparer et conduire les entretiens d’accompagnement des ASV, en lien avec les managers ASV et avec l’appui de Camille GALHAUT si nécessaire.
• Assurer le suivi des embauches, des arrivées et des contrats.
• Anticiper les besoins en remplacement et accompagner l’organisation de l’équipe.
• Animer les réunions de suivi hebdomadaires ou mensuelles avec les API, après validation de Giuseppe.

Gestion administrative et coordination de la clinique

En lien avec les associés et sous la validation de Giuseppe pour les sujets concernés :

• Mettre en place, actualiser et diffuser les processus liés à l’organisation de la clinique.
• Coordonner la circulation des informations entre les ASV et les trois responsables de la clinique.
• Traiter les demandes émanant du Groupe Mon Véto et des fonctions supports.
• Veiller à la bonne application des consignes et des procédures, en concertation avec les API et Giuseppe, afin de définir clairement les rôles de chacun selon les missions.
• Assurer la mise à jour des CGF et des protocoles de sécurité en lien avec Mon Véto.
• Gérer et suivre les différents intervenants de la clinique : plombiers, électriciens, prestataires et autres professionnels.
• Assurer la gestion des commandes hors centrale.

Gestion de la comptabilité quotidienne

• Assurer la gestion et le contrôle de la caisse.
• Gérer les éventuelles problématiques en lien avec le service Comptabilité.
• Transmettre les factures et effectuer les remises.
• Assurer le suivi des opérations comptables courantes et veiller à leur bonne réalisation.

Coordination de l’équipe

• Rester à l’écoute des besoins des équipes API et ASV.
• Accompagner la mise en place des processus nécessaires au bon fonctionnement de la clinique.
• Être force de proposition pour optimiser l’organisation et les pratiques de la clinique.
• Faciliter la communication entre les équipes et les responsables de la structure.

Reporting

• Transmettre à Giuseppe et aux API un rapport synthétique sur l’état d’avancement des sujets en cours.
• Assurer un reporting régulier, au minimum une fois par mois.
• Organiser des points de suivi planifiés et transmettre des comptes rendus par e-mail.
• Veiller à la bonne circulation des informations et au suivi des actions engagées.

Nous recherchons une personne disposant idéalement d’une formation de type :

• BTS Assistant de gestion PME/PMI ;
• BTS Assistant de direction ;
• ou d’une formation équivalente en gestion administrative.

Vous êtes à l’aise avec la gestion administrative, la coordination d’équipe et le suivi de plusieurs sujets simultanément.

Vous savez faire preuve d’organisation, de rigueur et d’anticipation. Vous disposez d’un bon relationnel et êtes capable de communiquer efficacement avec différents interlocuteurs.

Une bonne maîtrise des outils informatiques est indispensable, notamment pour la gestion des plannings et le suivi administratif.

Vous êtes capable de prendre des initiatives, de gérer les priorités et de travailler de manière complètement autonome.

Rémunération : entre 3 000 € et 3 500 € brut par mois, selon le profil.

• Contrat : CDI
• Temps de travail : 216 jours par an
• Date de prise de poste : dès que possible
• Localisation : Narbonne (11)
• Rémunération : 3 000 € à 3 500 € brut par mois selon le profil

Chez Mon Véto, nous nous engageons en faveur de l’égalité des chances. Toutes nos offres sont ouvertes à compétences égales, sans distinction ni discrimination.